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Comment aménager le hall d'accueil de vos bureaux ?

28 décembre 2016

Tout au long de la vie de votre entreprise, de nombreuses parties prenantes seront amenées à accéder à vos locaux. Entretiens d’embauche, visite d’un fournisseur ou encore entretien avec un client, les raisons peuvent être très diverses. Dans l’objectif de les accueillir et de les faire patienter dans les meilleurs conditions possibles, il est important d’aménager un hall d’accueil confortable et chaleureux.

 

Le hall d’accueil, vecteur de l'image de votre entreprise

Le hall d’accueil est souvent le premier contact que peut avoir une personne avec l’entreprise. Il doit donc véhiculer, dès le premier regard, vos valeurs et permettre au visiteur de se construire une première image positive de la société.

Il est également un espace de convivialité et d’échanges, il est donc important de ne pas faire l’impasse sur le confort de votre espace d’accueil qui doit également être en accord avec l’image que vous souhaitez donner de votre entreprise.

 

Améliorer le confort de votre espace d’accueil

 1. Confort lumineux :

Les conditions d’éclairage sont très importantes et contribuent à rendre votre espace d’accueil plus chaleureux. Des éclairages trop froids peuvent au contraire refroidir l’ambiance de votre hall d’accueil et en faire un lieu à l’ambiance impersonnelle.

Si votre éclairage est trop froid, vous pouvez le corriger en installant des lampes d’appoint aux couleurs chaudes et réparties dans l’ensemble de votre espace. Chaque zone de la pièce peut, par exemple, disposer d’un point lumineux. Cette répartition dans l’espace permettra également de donner la sensation d’un espace plus grand.

2. Confort acoustique et thermique :

Pour améliorer le confort acoustique de votre hall d’accueil, il faut opter pour des matériaux et des revêtements de sol à fort coefficient d’absorption acoustique. Ceci va avoir pour effet d’améliorer le confort sonore et de limiter les bruits qui peuvent nuire à l’intelligibilité de la parole (bruits de pas sur le sol, d’impacts ou encore les échos).

Il existe également des éléments de correction acoustiques qui peuvent être installés en complément des structures déjà en place tels que les panneaux acoustiques muraux, les toiles tendues ou encore les baffles acoustiques.

Si vous prévoyez un espace d’accueil à fortes fréquentations, vous pouvez mettre en place des cloisons et paravents acoustiques pour aménager des zones de tranquillité pour vos visiteurs.

Concernant le confort thermique, un hall d’accueil doit posséder une hydrométrie idéale, l’air ambiant ne doit pas être trop humide ni trop sec. En effet, la qualité de l’air influence la sensation de bien-être. La ASHRAE, société américaine des ingénieurs en chauffage, réfrigération et air conditionné préconise des « directives pour un environnement de travail plus productif et confortable ». La ASHRAE préconise, par exemple, un taux d’humidité compris entre 30 et 40 % pour des températures comprises entre 20.3 et 24.5 degrés en été et entre 23 et 26.7 degrés en hiver.

3. Revêtements de sol :

Vous devez choisir un revêtement de sol qui supportera l’intensité des passages et les exigences en matière d’entretien propres à un hall d’accueil. Pour vous aider à faire votre choix des classifications et normes ont été mises en place selon le type de sol choisi. Il faut veiller à ce qu’il soit adapté à l’usage que vous souhaitez en faire (classification UPEC, MOHS pour le carrelage, PEI pour les carreaux émaillés…).

 

Bien choisir le mobilier de son hall d’accueil

1. Éléments décoratifs et commodités :

Éléments décoratifs : Les éléments décoratifs : plantes, tableaux… peuvent donner un véritable cachet à votre lieu. Ils doivent être sélectionnés avec soin et être en cohérence avec votre décoration et votre mobilier.

Kiosques, écrans suspendus et bornes interactives : N’hésitez pas à mettre en place des bornes d’informations ou écrans suspendus reprenant les chiffres de performances et l’historique de votre entreprise par exemple. Vos invités patienteront ainsi tout en s’informant et en continuant à se façonner leur image de votre entreprise.
Vous pouvez également mettre en place des kiosques à journaux et dépliants pour présenter vos activités et vos performances.

Fontaines à eau et machines à café : Côté commodité, les fontaines à eau et machines à café contribuent également à mettre à l’aise vos invités.

2. Le mobilier d’accueil : fauteuils, canapés et tables basses :

Le mobilier permet d’agrémenter votre espace d’accueil. Il doit s’intégrer de manière cohérente à l’ensemble de votre décoration. Couleurs, finitions, matières doivent être soigneusement sélectionnés pour créer un ensemble harmonieux.

Les fauteuils, canapés et tables basses doivent également contribuer à créer un espace de convivialité. Ils doivent être agencés de façon à favoriser la circulation des visiteurs tout en préservant des espaces de tranquillité.

Les meubles peuvent être conçus par des designers reconnus ou bien être des meubles standards selon l’image que vous souhaitez véhiculer de votre entreprise.

N’hésitez pas à recourir aux services d’un space planner qui vous guidera dans votre choix d’un aménagement de votre hall d’accueil. Il vous aidera à repenser ou concevoir l’organisation de votre hall tout en optimisant l'utilisation des volumes disponibles.

3. Banque d’accueil et standard téléphonique :

La banque d’accueil est le premier point vers lequel se dirige généralement un nouveau visiteur.

Une banque d’accueil doit s’adapter parfaitement à la configuration de votre hall. C’est pourquoi elles sont généralement conçues sur-mesure. La banque d’accueil doit également être construite à partir de matériaux solides pour résister aux sollicitations importantes imposées par un lieu à forte fréquentation.

Elle doit être fonctionnelle et offrir un environnement de travail ergonomique et spacieux aux hôtesses assurant le standard téléphonique et l’accueil physique. Les fils doivent être masqués du champ de vision des visiteurs pour davantage d’esthétique et de confort.

Il est important également lors de la phase de conception de la banque d’accueil de prendre en compte la confidentialité des conversations téléphoniques. Elle doit pouvoir atténuer les bruits émis par les conversations provenant du standard téléphonique.

4. Préserver la confidentialité de vos hôtes et de vos collaborateurs :

Vous pouvez mettre en place des box pour créer des espaces de confidentialité au sein même de votre hall d’accueil, afin de recevoir, par exemple, des fournisseurs avec qui vos collaborateurs doivent échanger en toute discrétion sans devoir les inviter à pénétrer au sein de vos bureaux.

L’espace d’accueil doit également être bien isolé des bureaux périphériques.

 

Adapter son espace d’accueil à sa cible

Il est important de prendre en compte le profil des individus qui circuleront dans votre hall d’accueil et le temps qu’ils passeront au sein de vos locaux pour gérer au mieux les flux de circulation. Il est également important, pour des questions de sécurité, de filtrer les accès à votre espace d’accueil.

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