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Bien choisir ses rangements de bureaux pour gagner en productivité

10 février 2017

Comment choisir les rangements pour un bureau professionnel ?

Le désordre, que ce soit celui du plan de travail dans une usine ou bien de celui d’un bureau, peut rapidement s'avérer problématique pour la productivité d’un employé. Recherches de dossiers clients, problèmes de classements et d’archivages, recherches de matériels perdus. Il a été démontré par une étude américaine qu’un cadre perdait en moyenne 6 semaines par an à rechercher ses documents. Un plan de travail mal organisé représente donc une perte de temps considérable et peut rapidement devenir contre-productif pour l’entreprise. Il est donc nécessaire d’étudier l’agencement et l’aménagement de votre bureau de façon à améliorer l’efficacité et le confort de vos collaborateurs. Pour améliorer l’organisation des espaces de travail les professionnels proposent une large gamme de rangements pour bureaux vous permettant d’organiser vos espaces de travail.

 

Loptimisation de lespace

Evaluation préalable de l'espace disponible et de la configuration des lieux

Il est important, avant tout achat, de bien étudier la surface dont vous disposez pour installer vos rangements afin d’exploiter de façon optimisée l’espace disponible. Evaluez bien la surface disponible au sol et au niveau des murs. Privilégiez les rangements en hauteur si vous avez une petite surface disponible au sol.

Les rangements doivent également être choisis en fonction de la nature de l’activité et de la fréquence de sollicitation des éléments qui vont être rangés. Certains éléments doivent être placés de telle manière à faciliter la manipulation quotidienne. Un caisson à tiroirs coulissants en dessous du bureau peut par exemple être intéressant dans le cas du classement de dossiers dont on a besoin au quotidien.

S’agissant des petits rangements comme des caissons à tiroirs sur le bureau cela peut être intéressant pour ranger du petit matériel post-it, bloc-notes etc. Les armoires de la pièce serviront davantage à l’archivage et à stocker des dossiers peu sollicités.

Pour créer un espace ergonomique et productif il faut donc étudier votre façon de travailler et vos besoins pour le type d’activité exercée. Les éléments de rangement ne doivent pas être encombrants, ils ne doivent pas perturber la circulation des occupants de la pièce ou encore gêner l'ouverture d'une porte ou d'une fenêtre.  

Dans un endroit fréquenté, type espace d'accueil ou open space, l'esthétique de vos rangements devra s'intégrer harmonieusement à l'ensemble de votre décoration.  Dans ce type d’espace les rangements doivent être idéalement fermés pour ne pas donner une sensation de désordre à vos collaborateurs ou visiteurs mais également pour protéger vos documents des regards indiscrets.

 

Rangements pour bureaux

Quelques exemples de rangements pour bureau

Bureaux avec rangements : Pour optimiser l’espace disponible, les bureaux peuvent être équipés de rangements intégrés. Très pratiques, ils permettent de disposer d’espace de rangement à portée de main.

Armoires de bureau : Elles peuvent être proposées en bois ou en métal par exemple. Elles servent essentiellement à l’archivage. Il en existe de plusieurs types : équipées de tiroirs, à dossiers suspendus… Elles peuvent être également verrouillées ou équipées de système de sécurité anti-feu ou anti-effractions.

Meubles et caissons à tiroirs : Véritable meuble de proximité, il peut être glissé sous le bureau. Selon le format des documents stockés, les dimensions des tiroirs peuvent être variables. Les tiroirs  peuvent être fixes ou bien mobiles sur roulettes. Ils sont pratiques pour stocker les objets dont vous aurez besoin au quotidien. Les caissons peuvent être également choisis verrouillés.

Étagères d’archivage professionnelles : Elles sont pratiques pour stocker vos archives à long terme dans votre espace de stockage. Pensez à choisir une étagère dont la charge supportera les objets stockés.

Étagères à dossiers suspendus : Les étagères à dossiers suspendus sont très pratiques pour les dossiers stockés à moins long terme, les dossiers en cours par exemple.

 

Rayonnages pour archivage et entreposage des documents

En raison de l’activité normale d’une entreprise, l’accumulation de documents devient rapidement inévitable. Pour éviter de se trouver dans l’impossibilité de stocker de nouveaux dossiers, il faut penser à aménager des rayonnages d’archives dans un espace de stockage ou si l’espace le permet, dans le bureau.

L’archivage et l’entreposage nécessitent un espace de stockage dont les conditions d’humidité et d’environnement sont idéales pour la conservation de vos documents. Vous pouvez investir dans du rayonnage d’archive spécialisé pour classer vos dossiers les moins sollicités au quotidien, comme les originaux de vos documents. Les étagères et rayonnages d’archives doivent évidemment, pour des questions de sécurité, pouvoir supporter la charge qu’ils vont soutenir et doivent être prévues pour un stockage à long terme et en toute sécurité.

 

 Sécurité et stockage

Les documents les plus sensibles devront être protégés du vol, de la dégradation ou encore des regards indiscrets. Il existe des armoires sécurisées pour ce faire. Veillez également à bien vérifier que celles-ci soient résistantes contre les sinistres pour protéger vos documents. Il existe notamment des armoires coupe-feu ou qui protégeront vos documents contre les incendies ou encore des armoires antieffraction pour protéger vos documents contre le vol. Pensez à vous renseigner sur les normes en vigueur dans le secteur et demander à La Maison Des Travaux Nord Franche-Comté de vous accompagner pour choisir des rangements adaptés.

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